Rendahls Upplevelser streeft ernaar alleen die gegevens te bewaren die nodig zijn om zijn programma-activiteiten effectief uit te voeren en zijn missie te vervullen.

De noodzaak om gegevens te bewaren varieert sterk, afhankelijk van het soort gegevens en het doel waarvoor ze zijn verzameld. Rendahls Upplevelser streeft ernaar ervoor te zorgen dat gegevens slechts worden bewaard gedurende de periode die nodig is om het doel te verwezenlijken waarvoor ze zijn verzameld, en dat ze volledig worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn. Dit beleid beschrijft de richtlijnen van Rendahls Upplevelser inzake het bewaren van gegevens en moet binnen de hele organisatie consequent worden toegepast.

Toepassingsgebied

Dit beleid heeft betrekking op alle gegevens die door Rendahls Upplevelser worden verzameld en opgeslagen op systemen en dragers die eigendom zijn van of gehuurd worden door Rendahls Upplevelser, ongeacht de locatie. Het is van toepassing op zowel gegevens die elektronisch worden verzameld en bewaard (waaronder foto’s, video- en geluidsopnames) als gegevens die in gedrukte vorm of als papieren dossiers worden verzameld en bewaard. De noodzaak om bepaalde informatie te bewaren kan worden voorgeschreven door federale of lokale wetgeving, federale regelgeving en legitieme zakelijke doeleinden, evenals door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU.

Redenen voor het bewaren van gegevens

Rendahls Upplevelser bewaart uitsluitend die gegevens die nodig zijn om zijn programma-activiteiten doeltreffend uit te voeren, zijn missie te vervullen en te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Redenen voor het bewaren van gegevens zijn onder meer:

• Het verlenen van een doorlopende dienst aan de betrokkene (bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief, een publicatie of doorlopende programma-updates aan een persoon, doorlopende opleidingen of deelname aan de programma’s van Rendahls Upplevelser, de verwerking van de salarisadministratie van werknemers en andere secundaire arbeidsvoorwaarden)
• Naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de financiële en programmatische rapportage door Rendahls Upplevelser aan haar financieringsinstanties en andere donoren
• Naleving van de geldende arbeids-, belasting- en immigratiewetgeving
• Overige wettelijke vereisten
• Beveiligingsincident of ander onderzoek
• Bescherming van intellectueel eigendom
• Rechtszaken

Gegevensduplicatie

Rendahls Upplevelser streeft ernaar dubbele gegevensopslag zoveel mogelijk te vermijden, hoewel er gevallen kunnen zijn waarin het om programmatische of andere zakelijke redenen noodzakelijk is dat gegevens op meer dan één plaats worden bewaard. Dit beleid is van toepassing op alle gegevens die in het bezit zijn van Rendahls Upplevelser, met inbegrip van dubbele kopieën van gegevens.

Bewaarplichten

Rendahls Upplevelser heeft de volgende richtlijnen vastgesteld voor het bewaren van alle persoonsgegevens, zoals gedefinieerd in het privacybeleid van het Instituut.

• Gegevens van websitebezoekers worden bewaard zolang als nodig is om de dienst te verlenen die via de website van Rendahls Upplevelser is aangevraagd of in gang is gezet.
• Gegevens van bijdragers worden bewaard gedurende het jaar waarin de betrokkene een bijdrage heeft geleverd en vervolgens nog [Duration] na de datum van de laatste bijdrage. Financiële gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de verwerking van een enkele transactie.
• De gegevens van deelnemers aan het evenement worden bewaard gedurende de looptijd van het evenement, met inbegrip van eventuele vervolgactiviteiten, zoals de verspreiding van verslagen, plus een periode van [Duur];
• Gegevens van deelnemers aan het programma (inclusief presentielijsten) worden bewaard gedurende de looptijd van de subsidieovereenkomst op basis waarvan het programma is gefinancierd, vermeerderd met de extra termijn die volgens de voorwaarden van de subsidieovereenkomst vereist is.
• Persoonsgegevens van subbegunstigden, onderaannemers en leveranciers worden bewaard voor de duur van het contract of de overeenkomst.
• Persoonsgegevens van werknemers worden bewaard gedurende de looptijd van het dienstverband en vervolgens nog [Duur] na de laatste werkdag.
• Gegevens met betrekking tot de lonen, verlof en pensioenen van werknemers worden bewaard gedurende de periode van het dienstverband plus [Duur], met uitzondering van gegevens over pensioengerechtigdheid en pensioenbegunstigden, die gedurende [Duur] worden bewaard.
• Wervingsgegevens, waaronder aantekeningen van sollicitatiegesprekken met afgewezen kandidaten, worden [Duur] bewaard na afloop van de wervingsprocedure voor de vacature.
• Gegevens van consultants (zowel betaalde als pro bono) worden bewaard gedurende de looptijd van het consultancycontract plus [Looptijd] na afloop van het consultancytraject.
• De gegevens van bestuursleden worden bewaard gedurende de periode dat zij zitting hebben in het bestuur, plus [Duur] na afloop van hun ambtstermijn.
• Gegevens met betrekking tot belastingbetalingen (waaronder loonbelasting, vennootschapsbelasting en btw) worden bewaard gedurende [Duur].
• Operationele gegevens met betrekking tot programmavoorstellen, rapportage en programmabeheer worden bewaard gedurende de periode die door de donateur van Rendahls Upplevelser wordt vereist, maar niet langer dan [Looptijd].

Gegevensvernietiging

Door gegevensvernietiging zorgt Rendahls Upplevelser ervoor dat de gegevens waarover het de controle heeft, op een efficiënte en verantwoorde manier worden beheerd en verwerkt. Wanneer de hierboven beschreven bewaartermijn voor de gegevens afloopt, zal Rendahls Upplevelser de gegevens waarop dit beleid van toepassing is, actief vernietigen. Indien een persoon van mening is dat er een legitieme zakelijke reden bestaat waarom bepaalde gegevens aan het einde van een bewaartermijn niet mogen worden vernietigd, dient hij of zij deze gegevens aan zijn of haar leidinggevende te melden en aan te geven waarom de gegevens niet mogen worden vernietigd. Uitzonderingen op dit beleid inzake gegevensbewaring moeten worden goedgekeurd door de functionaris voor gegevensbescherming van Rendahls Upplevelser, in overleg met de juridische adviseur. In zeldzame gevallen kan de juridische adviseur een ‘litigation hold’ opleggen, waardoor de vernietiging van bepaalde documenten wordt verboden. Een ‘litigation hold’ blijft van kracht totdat deze door de juridische adviseur wordt opgeheven en verbiedt de vernietiging van gegevens waarop de ‘litigation hold’ van toepassing is.