Rendahls Upplevelser bemüht sich sicherzustellen, dass es nur Daten behält, die zur effektiven Durchführung seiner Programmaktivitäten und zur Erfüllung seiner Mission erforderlich sind.

Der Bedarf an der Aufbewahrung von Daten variiert stark je nach Art der Daten und dem Zweck, zu dem sie erhoben wurden. Rendahls Upplevelser bemüht sich sicherzustellen, dass Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck ihrer Erhebung notwendig ist, und vollständig gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Diese Richtlinie legt die Grundsätze von Rendahls Upplevelser für die Datenspeicherung fest und muss im gesamten Unternehmen konsequent angewendet werden.

Umfang

Diese Richtlinie gilt für alle Daten, die von Rendahls Upplevelser gesammelt und auf Systemen und Medien im Besitz von Rendahls Upplevelser oder von Rendahls Upplevelser geleasten Systemen und Medien gespeichert werden, unabhängig vom Standort. Sie gilt sowohl für Daten, die elektronisch gesammelt und aufbewahrt werden (einschließlich Fotos, Video- und Audioaufnahmen) als auch für Daten, die als Ausdrucke oder Papierakten gesammelt und aufbewahrt werden. Die Notwendigkeit, bestimmte Informationen aufzubewahren, kann durch Bundes- oder lokales Recht, Bundesvorschriften und legitime Geschäftszwecke sowie durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgeschrieben sein.

Gründe für die Datenspeicherung

Rendahls Upplevelser behält nur die Daten, die zur effektiven Durchführung seiner Programmaktivitäten, zur Erfüllung seiner Mission und zur Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften erforderlich sind.

Gründe für die Datenspeicherung sind:

• Bereitstellung einer fortlaufenden Dienstleistung für die betroffene Person (z. B. Versand eines Newsletters, Veröffentlichung oder laufende Programmaktualisierungen für eine Einzelperson, fortlaufende Schulung oder Teilnahme an den Programmen von Rendahls Upplevelser, Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen und anderen Leistungen für Mitarbeiter)
• Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften für die finanzielle und programmatische Berichterstattung von Rendahls Upplevelser an seineFörderinstitutionen und andere Spender
• Einhaltung der geltenden Arbeits-, Steuer- und Einwanderungsgesetze
• Weitere regulatorische Anforderungen
• Sicherheitsvorfall oder andere Untersuchung
• Schutz geistigen Eigentums
• Rechtsstreit

Datenverdopplung

Rendahls Upplevelser strebt danach, doppelte Datenspeicherung wann immer möglich zu vermeiden, obwohl es Fälle geben kann, in denen aus programmatischen oder anderen geschäftlichen Gründen Daten an mehr als einem Ort gespeichert werden müssen. Diese Richtlinie gilt für alle Daten im Besitz von Rendahls Upplevelser, einschließlich Duplikaten von Daten.

Aufbewahrungsanforderungen

Rendahls Upplevelser hat folgende Richtlinien für die Aufbewahrung aller personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzrichtlinie des Instituts festgelegt.

• Website-Besucherdaten werden so lange gespeichert, wie es zur Erbringung des über die Rendahls Upplevelser-Website angeforderten/eingeleiteten Dienstes erforderlich ist.
• Beitragsdaten werden für das Jahr, in dem die Person Beiträge geleistet hat, und dann für [Dauer] nach dem Datum des letzten Beitrags aufbewahrt. Finanzielle Daten werden nicht länger aufbewahrt, als es zur Abwicklung einer einzelnen Transaktion erforderlich ist.
• Die Daten der Veranstaltungsteilnehmer werden für die Dauer der Veranstaltung, einschließlich etwaiger Nachbereitungsaktivitäten wie der Verteilung von Berichten, zuzüglich eines Zeitraums von [Dauer] aufbewahrt;
• Die Daten der Programmteilnehmer (einschließlich Anwesenheitslisten) werden für die Dauer des Grant-Vertrags, der das Programm finanziert hat, zuzüglich jeglicher zusätzlicher Zeit gemäß den Bestimmungen des Grant-Vertrags aufbewahrt.
• Personenbezogene Daten von Unterauftragnehmern, Nachunternehmern und Lieferanten werden für die Dauer des Vertrags oder der Vereinbarung aufbewahrt.
• Mitarbeiterdaten werden für die Dauer der Beschäftigung und dann für [Dauer] nach dem letzten Beschäftigungstag aufbewahrt.
• Daten, die sich auf das Gehalt, den Urlaub und die Rente von Mitarbeitern beziehen, werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses zuzüglich [Dauer] aufbewahrt, mit Ausnahme von Daten zur Rentenberechtigung und zu Rentenbegünstigten, die für [Dauer] aufbewahrt werden.
• Bewerbungsdaten, einschließlich der Gesprächsnotizen von nicht erfolgreichen Bewerbern, werden für [Dauer] nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses für die Stelle aufbewahrt.
• Beraterdaten (sowohl bezahlte als auch ehrenamtliche) werden für die Dauer des Beratungsvertrags zuzüglich [Dauer] nach Ende der Beratung aufbewahrt.
• Die Daten der Vorstandsmitglieder werden während ihrer Amtszeit im Vorstand sowie für [Dauer] nach Ablauf ihrer Amtszeit aufbewahrt.
• Daten in Verbindung mit Steuerzahlungen (einschließlich Lohn-, Körperschafts- und Mehrwertsteuer) werden für [Dauer] aufbewahrt.
• Betriebsdaten zu Programmvorschlägen, Berichterstattung und Programmmanagement werden für den von der Rendahls Upplevelser-Stiftung geforderten Zeitraum, jedoch nicht länger als [Dauer], aufbewahrt.

Datensicherheitslöschung

Datenschutz-Vernichtung stellt sicher, dass Rendahls Upplevelser die Daten, die es kontrolliert, effizient und verantwortungsvoll verwaltet und verarbeitet. Wenn die oben genannte Aufbewahrungsfrist für die Daten abläuft, wird Rendahls Upplevelser die unter diese Richtlinie fallenden Daten aktiv vernichten. Wenn eine Person der Meinung ist, dass es einen legitimen geschäftlichen Grund gibt, warum bestimmte Daten am Ende einer Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden sollten, sollte sie diese Daten ihrem Vorgesetzten mitteilen und Angaben machen, warum die Daten nicht vernichtet werden sollten. Ausnahmen von dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie müssen von Rendahls Upplevelser's Datenschutzbeauftragten in Absprache mit Rechtsbeistand genehmigt werden. Unter seltenen Umständen kann ein Rechtsstreit durch Rechtsbeistand angeordnet werden, der die Vernichtung bestimmter Dokumente verbietet. Ein Rechtsstreit bleibt in Kraft, bis er vom Rechtsbeistand aufgehoben wird, und verbietet die Vernichtung der dem Rechtsstreit unterliegenden Daten.