Rendahls Upplevelser veille à ne conserver que les données nécessaires à la bonne conduite de ses activités et à la réalisation de sa mission.

La durée de conservation des données varie considérablement en fonction du type de données et de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Rendahls Upplevelser s'efforce de veiller à ce que les données ne soient conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et qu'elles soient intégralement supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires. La présente politique définit les lignes directrices de Rendahls Upplevelser en matière de conservation des données et doit être appliquée de manière cohérente au sein de l'ensemble de l'organisation.

Champ d'application

La présente politique s'applique à toutes les données collectées par Rendahls Upplevelser et stockées sur des systèmes et supports appartenant à Rendahls Upplevelser ou loués par celle-ci, quel que soit leur emplacement. Elle s'applique aussi bien aux données collectées et conservées sous forme électronique (notamment les photographies, les enregistrements vidéo et audio) qu'aux données collectées et conservées sous forme de documents papier. La nécessité de conserver certaines informations peut être imposée par la législation fédérale ou locale, la réglementation fédérale et des fins commerciales légitimes, ainsi que par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Motifs de conservation des données

Rendahls Upplevelser ne conserve que les données nécessaires à la bonne conduite de ses activités, à l'accomplissement de sa mission et au respect des lois et réglementations en vigueur.

Les raisons justifiant la conservation des données sont les suivantes :

• Fournir un service continu à la personne concernée (par exemple, l'envoi d'une lettre d'information, d'une publication ou de mises à jour régulières sur les programmes à une personne, une formation continue ou la participation aux programmes de Rendahls Upplevelser, le traitement de la paie des salariés et d'autres avantages sociaux)
• Respect des lois et réglementations applicables en matière de rapports financiers et programmatiques que Rendahls Upplevelser doit présenter à ses organismes de financement et autres donateurs
• Respect de la législation applicable en matière de travail, de fiscalité et d'immigration
• Autres exigences réglementaires
• Enquête relative à un incident de sécurité ou autre
• Protection de la propriété intellectuelle
• Contentieux

Duplication des données

Rendahls Upplevelser s'efforce d'éviter autant que possible la duplication des données stockées, même s'il peut arriver que, pour des raisons techniques ou commerciales, il soit nécessaire de conserver les données à plusieurs endroits. Cette politique s'applique à toutes les données détenues par Rendahls Upplevelser, y compris les copies en double.

Exigences en matière de conservation

Rendahls Upplevelser a défini les directives suivantes concernant la conservation de toutes les données à caractère personnel, telles que définies dans la politique de confidentialité de l'Institut.

• Les données relatives aux visiteurs du site web seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service demandé ou lancé via le site web de Rendahls Upplevelser.
• Les données relatives aux contributeurs seront conservées pendant l'année au cours de laquelle la personne a versé une contribution, puis pendant [Durée] à compter de la date de la dernière contribution. Les informations financières ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour traiter une seule transaction.
• Les données relatives aux participants à l'événement seront conservées pendant toute la durée de celui-ci, y compris les activités de suivi, telles que la diffusion de rapports, ainsi que pendant une période de [Durée] ;
• Les données relatives aux participants au programme (y compris les feuilles de présence) seront conservées pendant toute la durée de la convention de subvention ayant financé le programme, ainsi que pendant toute période supplémentaire requise en vertu des dispositions de ladite convention.
• Les données à caractère personnel des sous-bénéficiaires, sous-traitants et fournisseurs seront conservées pendant toute la durée du contrat ou de la convention.
• Les données relatives aux salariés seront conservées pendant toute la durée de l'emploi, puis pendant [Durée] après le dernier jour d'emploi.
• Les données relatives aux salaires, aux congés et aux retraites des salariés doivent être conservées pendant toute la durée de l'emploi, majorée de [Durée], à l'exception des données relatives aux conditions d'éligibilité à la retraite et aux bénéficiaires de la retraite, qui doivent être conservées pendant [Durée].
• Les données relatives au recrutement, y compris les notes d'entretien des candidats non retenus, seront conservées pendant [Durée] après la clôture du processus de recrutement pour ce poste.
• Les données relatives aux consultants (rémunérés ou bénévoles) seront conservées pendant toute la durée du contrat de consultation, puis pendant [Durée] après la fin de la mission.
• Les données relatives aux membres du conseil d'administration seront conservées pendant toute la durée de leur mandat au sein du conseil, puis pendant [Durée] après la fin de ce mandat.
• Les données relatives aux paiements fiscaux (notamment les charges sociales, l'impôt sur les sociétés et la TVA) seront conservées pendant [Durée].
• Les données opérationnelles relatives aux propositions de programme, aux rapports et à la gestion du programme seront conservées pendant la durée exigée par le donateur de Rendahls Upplevelser, sans toutefois dépasser [Durée].

Destruction des données

La destruction des données garantit que Rendahls Upplevelser gère les données dont elle a la charge et les traite de manière efficace et responsable. À l'expiration de la durée de conservation des données telle que décrite ci-dessus, Rendahls Upplevelser procédera à la destruction active des données visées par la présente politique. Si une personne estime qu’il existe une raison commerciale légitime pour laquelle certaines données ne devraient pas être détruites à l’issue d’une période de conservation, elle doit signaler ces données à son supérieur hiérarchique et fournir des informations expliquant pourquoi elles ne doivent pas être détruites. Toute exception à la présente politique de conservation des données doit être approuvée par le responsable de la protection des données de Rendahls Upplevelser, en concertation avec le service juridique. Dans de rares cas, le service juridique peut émettre une injonction de conservation en vue d’un litige interdisant la destruction de certains documents. Une telle injonction reste en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit levée par le service juridique et interdit la destruction des données concernées.